INTRODUCCIÓN A EXCEL

HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Las Hojas de Cálculo sirven para:

·         Almacenar  datos numéricos o de texto.

·         Realizar operaciones con ellos de manera automática.

·         Generar estadística a partir de los datos.

·         Generar gráficas a partir de los datos.

1.- TÉRMINOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

-          LIBRO:  Es el documento generado. Es un archivo de extensión       .xls

-          HOJA:  Cada hoja que compone un libro: Por defecto Excel pone tres.    Podemos Cambiarlas de nombre, Insertar nuevas hojas, cambiarles el nombre o protegerlas con una  contraseña.  (Menú contextual).

-          CELDA: Cada rectángulo en el que encontramos dividido el espacio de trabajo.  Cada una se 

       localiza por una letra y un número, lo que se llama referencia a una celda.

+ Las letras identifican a una COLUMNA, es decir,  todas las celdas en línea vertical.

+ Los números identifican a una FILA, es decir, todas las celdas en línea horizontal.

En la imagen inferior, la celda activa es la A1.

-          RANGO:  Es un grupo de celdas adyacentes. Se indica con las referencias de la celda superior izquierda y la inferior derecha separadas por “:”. Así en este ejemplo sería D8:G11

-          CONTROLADOR DE RELLENO: Es un cuadradito negro que aparece en la esquina inferior derecha de una selección. Puede ser muy útil a la hora de rellenar celdas.

Nos permite:

                                       +  Copiar celdas.

                                       + Rellenar una serie.

                                       + Rellenar formato solo.

                                       + Rellenar sin formato.

Arrastrando en horizontal o vertical podemos rellenar las celdas según esas opciones.

2.- MENSAJES DE ERROR EN EXCEL

Podemos obtener estos errores cuando los valores para una fórmula que está en una celda no son los correctos.

 #¿NOMBRE?

Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

Ejemplo -  si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE?  dado a que no tiene registrado la función POTEN.


#¡VALOR!

Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

Ejemplo -  La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado  el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.


#¡NUM!

Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.

También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.



#¡DIV/0!
Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!

#¡REF!

Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!


#¡NULO!

Este error se genera cuando no especificamos correctamente el argumento de una función.


#N/A

Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

Ejemplo – usar la función BuscarV  para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.



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- Este error se muestra cuando:

A)     El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna.

B)      Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.

  

3.- REFERENCIAS A CELDAS

Cuando queremos referirnos a una celda podemos hacerlo de las siguientes maneras:

3.1.- REFERENCIAS  RELATIVAS.

Al copiar o arrastrar sigue haciéndose referencia a las posiciones relativas que ocupan otras celdas respecto de la copiada, independientemente de la posición. Dicho con otras palabras: Si en una celda sumo el contenido de la celda justo a la izquierda, con el contenido de la que está dos posiciones más a la izquierda. Si arrastro hacia abajo, se hará lo mismo, pero para la fila de abajo:

Si en D5  tengo B5+C5, si arrastro hacia abajo, en D6 tendré B6+C6. En D7  tendré   B7+C7.

  

-          Por defecto son las referencias que asume Excel.    Cuando seleccionemos celdas con el ratón, se asumen que son referencias relativas. A menos que indiquemos lo contrario.

3.2  REFERENCIAS ABSOLUTAS

No referiremos a una celda siempre la misma.  Se indican anteponiendo a la letra y número el símbolo de dólar   “$”.

Así, si escribo   $D$4,  siempre estaré haciendo referencia al contenido de la celda  D4. Esté en la celda que esté.

Un ejemplo muy normal.    Si tengo que calcular un precio con IVA.   Indico el IVA como una referencia Absoluta.  Si uso referencias relativas obtendría un error.

Si el valor de IVA vigente está en   B2.   Digo que se coja el contenido de $B$2. Así cuando arrastre hacia abajo no se va a coger B3, B4, etc, etc.  Sino que  cogerá siempre el contenido de  B2.

  

3.3  REFERENCIAS MIXTAS.

Las utilizaremos cuando nos interese coger siempre el contenido de una fila fija, variando las columnas;  o el contenido de una columna fija, variando las filas. En ese caso el valor que queramos dejar fijo se antecede del símbolo de dólar.   

 Por ejemplo:     $B5 Indico que se tome la columna B siempre pero la fila puede variar dependiendo de donde copie o arrastre.

 Lo entenderemos mejor con otro ejemplo. Supongamos que quiero hacer todas las tablas de multiplicar del uno al 9:   

Ahora arrastro el contenido de E4 en horizontal hasta M4, y luego en vertical hasta M12, y obtengo todas las tablas de multiplicar. Porque para ir rellenando cada fila he de dejar esa fila fija y variar la columna. De la misma manera, para rellenar cada columna,  hay que dejar esa columna fija y variar las filas.

3.4 REFERENCIA CIRCULAR

Cometeremos un error cuando en una celda hacemos referencia a ella misma.  Esto se conoce como referencia circular.

C. Ortega