HOJA DE CÁLCULO EXCEL
Las Hojas de Cálculo sirven para:
·
Almacenar
datos numéricos o de texto.
·
Realizar operaciones con ellos de manera
automática.
·
Generar estadística a partir de los datos.
·
Generar gráficas a partir de los datos.
1.- TÉRMINOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
-
LIBRO: Es el documento generado. Es un archivo de
extensión .xls
-
HOJA: Cada hoja que compone un libro: Por
defecto Excel pone tres. Podemos
Cambiarlas de nombre, Insertar nuevas hojas, cambiarles el nombre o protegerlas
con una contraseña. (Menú contextual).
-
CELDA: Cada rectángulo en el que
encontramos dividido el espacio de trabajo.
Cada una se
localiza por una letra y un número, lo que se llama referencia a una celda.
+ Las letras identifican a una COLUMNA, es decir, todas las celdas en línea vertical.
+ Los números identifican a una FILA, es decir, todas las celdas en
línea horizontal.
En la imagen inferior, la celda
activa es la A1.
-
RANGO: Es un grupo de celdas adyacentes. Se indica
con las referencias de la celda superior izquierda y la inferior derecha
separadas por “:”. Así en este
ejemplo sería D8:G11
-
CONTROLADOR DE RELLENO: Es un cuadradito negro
que aparece en la esquina inferior derecha de una selección. Puede ser muy útil
a la hora de rellenar celdas.
Nos permite:
+ Copiar celdas.
+
Rellenar una serie.
+
Rellenar formato solo.
+
Rellenar sin formato.
Arrastrando en horizontal o vertical podemos rellenar las celdas según
esas opciones.
2.- MENSAJES DE ERROR EN EXCEL
Podemos obtener estos errores cuando los valores para una
fórmula que está en una celda no son los correctos.
#¿NOMBRE?
Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la
fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la
fórmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia
de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la
celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que
escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE?
dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR!
Este tipo de error se produce cuando Excel
detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí,
como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una
letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error
#¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho
cálculo.
#¡NUM!
Este error se produce cuando Excel detecta
cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un
dato no numérico como una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo
resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000
elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede
mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0!
Este error se produce cuando Excel detecta que
se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no
contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga
la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!
#¡REF!
Este error se produce cuando Excel detecta el
uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente
cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas
fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece
el error #¡REF!
#¡NULO!
Este error se genera cuando no especificamos
correctamente el argumento de una función.
#N/A
Este error se genera en las hojas de cálculo de
Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los
cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para
encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.
######
- Este error se muestra cuando:
A)
El valor introducido o calculado en la celda es
más grande que el ancho de la columna.
B)
Se ha calculado o introducido un valor negativo
de una fecha.
Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de
-2.
3.- REFERENCIAS A CELDAS
Cuando queremos referirnos a una celda podemos hacerlo de las siguientes
maneras:
3.1.- REFERENCIAS RELATIVAS.
Al copiar o arrastrar sigue haciéndose referencia a las posiciones
relativas que ocupan otras celdas respecto de la copiada, independientemente de
la posición. Dicho con otras palabras: Si en una celda sumo el contenido de la
celda justo a la izquierda, con el contenido de la que está dos posiciones más
a la izquierda. Si arrastro hacia abajo, se hará lo mismo, pero para la fila de
abajo:
Si en D5 tengo B5+C5, si arrastro
hacia abajo, en D6 tendré B6+C6. En D7
tendré B7+C7.
-
Por
defecto son las referencias que asume Excel.
Cuando seleccionemos celdas con el ratón, se asumen que son
referencias relativas. A menos que indiquemos lo contrario.
3.2 REFERENCIAS ABSOLUTAS
No referiremos a una celda siempre la misma. Se indican anteponiendo a la letra y número
el símbolo de dólar “$”.
Así, si escribo $D$4, siempre estaré
haciendo referencia al contenido de la celda
D4. Esté en la celda que esté.
Un ejemplo muy normal.
Si tengo que calcular un precio con IVA. Indico el IVA como una referencia Absoluta. Si uso referencias relativas obtendría un
error.
Si el valor de IVA vigente está en B2.
Digo que se coja el contenido de $B$2.
Así cuando arrastre hacia abajo no se va a coger B3, B4, etc, etc. Sino que
cogerá siempre el contenido de B2.
3.3 REFERENCIAS
MIXTAS.
Las utilizaremos cuando nos interese coger siempre el
contenido de una fila fija, variando las columnas; o el contenido de una columna fija, variando
las filas. En ese caso el valor que queramos dejar fijo se antecede del símbolo
de dólar.
Por ejemplo: $B5
Indico que se tome la columna B
siempre pero la fila puede variar dependiendo de donde copie o arrastre.
Lo entenderemos mejor
con otro ejemplo. Supongamos que quiero hacer todas las tablas de multiplicar
del uno al 9:
Ahora arrastro el contenido de E4 en horizontal hasta M4, y
luego en vertical hasta M12, y obtengo todas las tablas de multiplicar. Porque
para ir rellenando cada fila he de dejar esa fila fija y variar la columna. De
la misma manera, para rellenar cada columna, hay que dejar esa columna fija y variar las
filas.
3.4 REFERENCIA CIRCULAR
Cometeremos un error cuando en una celda hacemos referencia
a ella misma. Esto se conoce como
referencia circular.
