Hay veces que los errores que podemos obtener se dan cuando se procesan los datos introducidos, si estos no son correctos o los esperados. Imagina que escribimos un número decimal usando el estilo anglosajón donde el punto separa la parte entera de la decimal, por ejemplo:
12.546
Cuando se procesa como un número nos dará un error, pues se ha tomado como una cadena de caracteres, ya que tenemos la hoja de cálculo configurada en español. Tendríamos que haber escrito:
12,546
O imagina que queremos introducir el día de mes y por error damos un número mayor de 31.
Esto lo podemos controlar con la validación de datos. Mediante ella podemos dar instrucciones sobre como introducir los datos en una tabla, y detectar si el dato introducido es incorrecto, mostrando el mensaje de error que queramos.
Para validar datos seleccionamos el rango o celda donde queremos validar. Vamos a la pestaña Datos => Validación de Datos ( Grupo Herramientas de Datos). Y de nuevo, Validación de Datos.
Nos aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
Con Configuración definimos el tipo de validación, con Mensaje de entrada daremos instrucciones para introducir los datos, y con Mensaje de error definimos el mensaje que se muestra cuando los datos introducidos no son válidos.
Empezaremos con Mensaje de entrada, suponemos que queremos introducir el número de orden del mes (será desde 1 a 12). Ponemos como título Meses, y escribimos el mensaje de entrada "Introduce un número entre 1 y 12, correspondiente al mes".
Ahora, cuando vayamos a rellenar la celda nos aparece:
Mensaje de error. Para ello rellenamos el cuadro como sigue, por ejemplo:
Caso de introducir un dato no válido, por ejemplo el número 20, obtendremos:
Ahora veremos cómo definir los diferentes tipos de Validación de datos, mediante Configuración:
Las opciones Número entero, Decimal, Longitud de texto, Fecha y Hora, tienen carácter numérico. así pues podemos establecer condiciones como:
- Entre (dos valores)
- No está entre (dos valores)
- Igual a.
- No igual a.
- Mayor que.
- Menor que.
- Mayor o igual que.
- Menor o igual que.
Daremos uno o dos valores que podemos escribir en la barra correspondiente, o seleccionarlo de la tabla de valores existentes mediante el icono:
De esa forma la validación puede ser dinámica pues depende del valor de un dato de la tabla que podemos cambiar.
VALIDACIÓN A PARTIR DE UNA LISTA
La validación mediante una Lista es muy común. Damos la lista de los valores válidos para que se seleccionen, no dando opción a cometer un error de escritura.
Podemos dar la lista de 2 formas:
- Escribiendo la lista separando las opciones por punto y coma:
Obtendremos a la hora de rellenar, la Lista para que seleccionemos una opción:
- Seleccionando la lista a partir de un rango de celdas existentes haciendo uso del icono:
Seleccionamos el rango:
Y obtendremos lo siguiente a la hora de rellenar:
Es decir, la lista a partir del rango existente de Apellidos y Nombres.
C. Ortega
